Informatie voor leveranciers

Aankoopvoorwaarden

Alle aankopen en of contracten i.v.m. de levering van goederen en diensten worden verricht door de Centrale Aankoopdienst. Dit houdt in dat de Centrale Aankoopdienst de enige dienst is die vanuit het ziekenhuis gemachtigd is om bestellingen te plaatsen. Het gevolg hiervan is dat bestellingen die geplaatst werden buiten het weten en goedkeuring van de Centrale Aankoopdienst in principe niet ten laste vallen van het ziekenhuis, maar van de besteller in kwestie, zonder opname van de kosten binnen de ziekenhuisboekhouding. Uitzonderingen hierop kunnen voorzien worden, m.n.:

• Dringende telefonische bestellingen om stockbreuk te vermijden
• Dringende bestellingen buiten de kantooruren
• Dringende bestellingen in het kader van interventie door leverancier

In deze gevallen volstaat een post hoc goedkeuring door de Centrale Aankoopdienst, echter dienen de basisprincipes steeds gehanteerd te worden. De Centrale Aankoopdienst kan beslissen om een deel van zijn bevoegdheid voor een bepaald project of bepaalde goederen af te staan aan een derde indien het gaat over specifieke goederen die dienstgebonden zijn. Diensten die gemachtigd zijn om, onder eigen verantwoordelijkheid én volgens de zelfde principes van de aankoopprocedure, bestellingen te plaatsen op rekening van het ziekenhuis zijn: Apotheek (hoofdapotheker), Technische Dienst (Directeur infrastructuur en facilitaire diensten), Dienst ICT (directeur ICT), Keuken (diensthoofd voeding).

1. Offerte & bestelling

Elke offerte moet via email gericht worden t.a.v. de Centrale Aankoopdienst én de eventuele gemandateerde diensten die bestellingen kunnen plaatsen, AZ Sint-Lucas vzw, Sint-Lucaslaan 29, 8310 Brugge, en zal voor ieder aspect beantwoorden aan de bepalingen/verwachtingen van de prijsaanvragen. Indien voornoemde bepalingen/verwachtingen niet ingelost kunnen worden, moet de leverancier dit uitdrukkelijk en expliciet in zijn voorstellen vermelden.

Alle bestellingen worden schriftelijk overgemaakt door het ziekenhuis aan de hand van een ondertekend en gedateerd bestelorder of worden via e-mail doorgestuurd.

De overdracht van gehele of gedeeltelijke bestelling van goederen of diensten aan derden is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het AZ St.-Lucas Brugge vzw niet toegelaten. In geval van toestemming behoudt het ziekenhuis het controlerecht bij de derde voor. De leverancier is aansprakelijk voor de inbreuken op octrooien of enige andere rechten van derden, veroorzaakt door het leveren en gebruiken van de aangeboden producten/diensten m.i.v. software. De leverancier zal het ziekenhuis vrijwaren wanneer het door derden wordt aangesproken wegens inbreuken op hoger vermelde rechten. Bij elke inbreuk op deze bepalingen heeft het ziekenhuis het recht volledig of gedeeltelijk van de bestelling of de verdere uitvoering van het contract af te zien, onverminderd alle aan het ziekenhuis toekomende rechten zoals het recht op vervanging en/of schadevergoeding.

Specifieke documenten gevraagd door het AZ Sint-Lucas vzw (installatiehandleiding, Nederlandstalige handleiding, service manual, onderdelenlijst, bereikbaarheid helpdesk, CE-certificaten, veiligheidsdocumenten enz…) moeten vooraf ter beschikking worden gesteld alvorens de bestelling te kunnen plaatsen.

2. Aanbieding & voorstelling producten

De introductie van medische/verpleegkundige gebruiks- en verbruiksmaterialen gebeurt via de Centrale Aankoopdienst of de betrokken Medische Dienst wanneer het materialen ten laste van de honoraria betreft. Andere aanbiedingen kunnen gebeuren al naargelang hun aard via de verantwoordelijke van de gemandateerde diensten die bestellingen kunnen plaatsen. Het is niet toegelaten om voor de introductie, afgifte van monsters, peilingen/informatie rond huidige gebruiks- en verbruiksmaterialen, enz. rechtstreeks contact op te nemen met enige dienst zonder voorafgaande toestemming van de bovenvermelde instanties. Poging tot oneerlijke beïnvloeding ten nadele van het AZ Sint-Lucas vzw door onethische giften en/of diensten onder eender welke vorm, leiden automatisch tot verbreking van de handelsrelatie. 

3. Levering

De leveringstermijn is exact voorzien in de offerte of vangt bij gebrek hieraan aan op datum van de bestelling.

Indien de overeengekomen leveringstermijn, ongeacht door welke oorzaak ook, overschreden wordt, heeft het ziekenhuis het recht, zonder enige ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd alle andere rechten, de bestelling, opdracht of koop, voor zover deze nog niet uitgevoerd is, door te geven aan derden en de daardoor ontstane meerkosten ten laste te leggen van de initiële leverancier, of, de bestelling, opdracht of koop te verbreken zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden. De aanvaarding van een laattijdige levering/prestatie, houdt niet in dat het ziekenhuis van haar rechtmatige eis tot schadevergoeding afziet.

Wanneer het bestelde door overmacht teniet gaat vooraleer te zijn geleverd, is het ziekenhuis bevrijd van betaling.

Elke zending moet worden begeleid van een leveringsnota in dubbel, met vermelding van alle referenties van het AZ Sint-Lucas vzw. 

Alle leveringen van goederen voorzien binnen de contractuele afspraken/samenwerking worden franco geleverd, verpakking, douane- en inklaringskosten, transportverzekering en lossen inbegrepen. Wanneer de bestelling voorziet in een installatie van software in het AZ Sint-Lucas vzw zal daarvoor ruim op voorhand een datum bepaald worden in samenspraak met de verantwoordelijke van de Dienst ICT. Elke vertraging van deze installatie te wijten aan de leverancier zal de betalingstermijn in gelijke mate verlengen onverminderd het recht voor het AZ Sint-Lucas vzw om kosteloos de bestelling te annuleren.

Nachtleveringen met voorafgaandelijke goedkeuring dienen te worden afgegeven aan de Spoedgevallendienst met duidelijke gegevens omtrent aard en bestemming, en onverminderd voorgaande bepalingen. Voor elke (deel)levering aan andere campussen dan deze van het AZ Sint-Lucas vzw, Sint-Lucaslaan 29, 8310 Brugge, moet een kopie van de leveringsnota, ondertekend voor ontvangst met aanduiding van de identiteit van de ontvanger, bij de factuur gevoegd worden. De factuur met eventueel aangehechte documenten moet steeds gericht worden aan de dienst Boekhouding - leveranciers van het AZ Sint-Lucas vzw, Sint-Lucaslaan 29, 8310 Brugge.

Het ziekenhuis kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor goederen afgeleverd zonder ondertekend afleveringsbewijs door een bevoegd persoon of op andere dan de op de bestelbon aangeduide plaatsen (of spoedgevallendienst buiten de normale leveringsuren). Kosten voor ophalen/terugsturen van verkeerd geleverde goederen en extra kosten voor het bezorgen van de juiste goederen, vallen ten laste van de leverancier.

4. Vracht &  verpakking

Voor het verlies en de beschadiging tijdens het transport ontstaan - het lossen inbegrepen, tot aan de ontvangst op de plaats van bestemming - is de leverancier/transporteur aansprakelijk. Indien leveringen op europallet gebeuren, wordt steeds een lege europallet terug meegenomen. Bij weigering kan deze nooit aangerekend worden. Verpakkingsmateriaal dient steeds door de leverancier te worden meegenomen, tenzij anders overeengekomen. De verpakking van bederfbare of koel te bewaren goederen moet voorzien zijn van duidelijk zichtbare labels met Nederlandstalige, leesbare indicaties over de inhoud en eventueel noodzakelijke behandeling na ontvangst. Een dergelijke aanduiding moet tevens duidelijk vermeld worden op de begeleidende leveringsnota.  Voor de verpakking, aanduiding, behandeling, voorzorgen, enz. van gevaarlijke en schadelijke stoffen wordt verwezen naar de Belgische Wetgeving, de Welzijnswet Werknemers, de Europese richtlijnen en de instructies m.b.t. CE-markering terzake.

Alle ontstane kosten aan goederen, installaties en schadevergoedingen ten opzichte van derden voortvloeiend uit niet naleving van deze voorschriften, evenals door de ontoereikende verpakking, zullen ten laste gelegd worden van de leverancier.

5. Facturatie & betaling

De factuur (met eventueel aangehechte documenten) moet gericht worden t.a.v. de dienst Boekhouding van het AZ Sint-Lucas vzw, Sint-Lucaslaan 29, 8310 Brugge en moet voorzien zijn van de bestelreferenties van het ziekenhuis en het btw-nummer van het ziekenhuis (BE 0408.116.216). In geval van werken in onroerende staat moet er met verlegging van heffing gefactureerd worden. 

AZ Sint-Lucas vzw aanvaardt de verzending van facturen in elektronische vorm (in XML-formaat volgens de PEPPOL bis standaard), overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022. De facturen kunnen ingediend worden rechtstreeks via het Mercurius platform of via een boekhoudprogramma (verbonden met het PEPPOL netwerk). Indien je nog geen facturen in elektronische vorm kan aanbieden, mogen de facturen na akkoord door AZ Sint-Lucas vzw in pdf-formaat worden bezorgd via het e-mailadres invoice@stlucas.be. Elke factuur dient een afzonderlijke pdf te zijn. Facturen die elektronisch overgemaakt worden, mogen niet meer per post worden opgestuurd. Het mailadres invoice@stlucas.be mag enkel gebruikt worden voor het doorsturen van facturen en creditnota’s. Alle andere communicatie met betrekking tot facturen en betalingen dient te gebeuren via het mailadres fc@stlucas.be. 

Tenzij uitzonderlijk anders bedongen, mag er niet overgegaan worden tot (deel)facturatie zolang de bestelling niet volledig uitgevoerd is.

De betalingstermijn is 60 dagen na factuurdatum vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, die maximum 30 dagen bedraagt, zoals bedoeld in het artikel 120, tweede lid van het KB 14/01/2013. De factuurdatum mag niet meer dan 3 werkdagen verschillen van de ontvangstdatum van de factuur. De verificatietermijn is de termijn die de opdrachtgever, i.c. het AZ Sint-Lucas vzw, Sint-Lucaslaan 29, 8310 Brugge heeft om te onderzoeken of de levering van goederen/diensten aan de bestelling beantwoordt. Deze zal onder meer aangewend worden als ‘de aard van de prestatie’ dat vereist, m.n. bij complexe ICT projecten, noodzakelijke oplevering van uitgevoerde werken en bij het opmaken van indienststellingsrapporten voor (medische) apparatuur. De factuur kan in bovengenoemde gevallen pas opgemaakt worden na het verstrijken van de verificatietermijn.

Vertragingen in betaling van facturen veroorzaakt door het niet naleven van deze voorschriften door de leverancier kunnen niet ten laste van het ziekenhuis gelegd worden.

Indien de vereiste documenten (zoals installatiehandleiding, Nederlandstalige handleiding, service manual, onderdelenlijst, bereikbaarheid helpdesk, CE certificaten, veiligheidsdocumenten enz.) niet bezorgd worden bij de levering van medische toestellen of bij de oplevering van technische installaties, houdt het AZ Sint-Lucas vzw, Sint-Lucaslaan 29, 8310 Brugge zich het recht toe om dit als een onvolledige levering te beschouwen. De betalingstermijn wordt in voorkomend geval verlengd tot voldaan is aan de bezorging van alle vereiste documenten.

6. Afname, kwaliteit & waarborg

Voor zover er geen bijkomende eisen gesteld worden, moeten de geleverde goederen/diensten m.i.v. software beantwoorden aan de algemeen erkende regels van de kunst en de techniek (technische normen, voorschriften, werkwijze enz.) van de arbeidsbescherming en aan de voorschriften van de veiligheidszorg, alsook aan de normen die gehanteerd worden door de vigerende Belgische Wetgeving Wetgeving en de Europese richtlijnen. In het bijzonder bevestigt de leverancier door aanvaarding van de bestelling van AZ Sint-Lucas vzw voor deze bestelling in overeenstemming te zijn met de Europese richtlijnen die onderdeel uitmaken van de General Data Protection Regulation zoals geldig op het moment van bestelling.

De afname van de goederen of diensten gebeurt steeds onder voorbehoud van het onderzoek naar de juistheid, de bruikbaarheid en het ontbreken van fouten. De leverancier is aansprakelijk voor verborgen fouten en gebreken van of in de aangekochte goederen m.i.v. software die eerst bij de bewerking of bij de installatie vastgesteld worden. De leverancier zal al het mogelijke doen deze fouten of gebreken op te lossen binnen een periode van 30 dagen nadat hij hiertoe in gebreke werd gesteld. Wanneer na deze periode van 30 dagen blijkt dat deze fouten of gebreken niet opgelost zijn, heeft het AZ Sint-Lucas vzw het recht de bestelling, opdracht of koop te verbreken zonder gehouden zijn tot enige schadevergoeding.

De leverancier kan geen beroep doen op onderaannemers tenzij na voorafgaand schriftelijk akkoord van het AZ Sint-Lucas vzw.

De leverancier waarborgt voor geleverde software dat op het ogenblik van de levering deze geen virussen bevat. De leverancier waarborgt eveneens dat de geleverde software geen inbreuk maakt op intellectuele of andere eigendomsrechten van derden en zal hiervoor het AZ Sint-Lucas vzw vrijwaren indien deze laatste door derden hiervoor aangesproken wordt. Indien de door AZ Sint Lucas vzw aangestelde Data Protection Officer (DPO) de opmaak van een Data Protecton Impact Analysis noodzakelijk acht, verklaart de leverancier door het aanvaarden van de bestelling hier zijn volledige medewerking aan te verlenen, met inbegrip van eventuele corrigerende maatregelen die uit deze analyse voortvloeien.

De overeengekomen waarborgperiode begint bij de ingebruikname of bij een oplevering van de goederen/diensten m.i.v. software.

Wanneer geen andere bepalingen overeengekomen zijn m.b.t. de waarborgperiode, gelden de bepalingen rond waarborg en productaansprakelijkheid zoals voorzien in de Belgische Burgerlijke Wetgeving.

De leverancier van inrichtingen, machines, medische apparatuur, enz. verbindt zich ertoe, op vraag van het ziekenhuis, binnen de 24u gekwalificeerd personeel in het ziekenhuis ter beschikking te stellen voor het uitschakelen van storingen, respectievelijk. uitvoeren van reparaties, tenzij anders overeengekomen bij de bestelling.

De continuïteit van de zorgverstrekking in haar geheel mag door de ingebruikname van geleverde goederen/diensten m.i.v. software niet in het gedrang komen.  Dit geldt ook na de waarborgperiode.

Elke leverancier die rechtstreeks of in onder aanneming werkzaamheden uitvoert binnen of in de omgeving van het ziekenhuis, wordt geacht kennis genomen te hebben van de Algemene Veiligheidsvoorschriften voor derden.

7. Aansprakelijkheid

De leverancier waarborgt dat de geleverde goederen/diensten m.i.v. software het ziekenhuis met inbegrip van personeel en patiënten, niet zullen schaden in de uitoefening van de ziekenhuisactiviteit. De leverancier is gehouden tot schadevergoeding van alle schade die veroorzaakt wordt door de installatie, ingebruikname of het gebruik van de geleverde goederen/diensten m.i.v. software behoudens wanneer deze te wijten is aan een foutief gebruik, nalatigheid of zware fout van het AZ Sint-Lucas vzw. M.b.t. softwaretoepassingen is deze bepaling geldig zowel voor werkzaamheden op de installaties op de terreinen van het AZ Sint-Lucas vzw als voor werkzaamheden waarvoor op afstand een connectie gelegd wordt met de ICT infrastructuur van het AZ Sint-Lucas vzw. De leverancier zal hiervoor een afdoende verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. De medewerkers van de leverancier zullen bij werkzaamheden in het ziekenhuis ten allen tijde de voorschriften voor aanwezigheid van derden in het ziekenhuis naleven. De leverancier waarborgt dat zijn medewerkers of deze van zijn onderaannemers de totale vertrouwelijkheid en geheimhouding zullen naleven.

8. Afwijkingen voorwaarden

Door de aanvaarding van de bestelling verklaart de leverancier zich uitdrukkelijk akkoord met deze Algemene Aankoopvoorwaarden, ook al zou de offerte afwijkende voorwaarden in hoofde van de leverancier vermelden. Afwijkingen gelden dus alleen wanneer ze door het AZ Sint-Lucas vzw uitdrukkelijk en expliciet schriftelijk aanvaard worden. Indien de leverancier met bovenstaande voorwaarden niet akkoord gaat, moet hij dit bij de offerte uitdrukkelijk en expliciet schriftelijk bekend maken. In dit geval behoudt het ziekenhuis het recht voor de bestelling te annuleren, zonder dat de leverancier enige eis van welke aard dan ook kan stellen. Deze Algemene Aankoopvoorwaarden gelden voor alle bestellingen van goederen/diensten m.i.v. software, zelfs wanneer er niet uitdrukkelijk naar wordt verwezen.

9. Catalogus

Indien de levering van de bestelde van goederen/diensten m.i.v. software gebeurt aan de hand van een catalogus of lijst van de fabrikant of de leverancier, dan moeten deze elektronisch voor de eerste levering en bij een eventueel nieuwe uitgave ter beschikking gesteld worden.

10. Arbitrageclausule

Als wederzijdse garantie en verbintenis tot snelle geschillenregeling door arbitrage, is de RAAD VOOR ARBITRAGE vzw belast met de aanstelling van scheidsrechters welke bevoegd zullen zijn elk geschil definitief te beslechten conform haar werkingsreglement, dat kosteloos kan bekomen worden bij de RAAD VOOR ARBITRAGE vzw, Leuvensesteenweg 613 te 1930 Zaventem ( tel 02 757 98 46 info@raadvoorarbitrage.be). Deze clausule vervangt alle hiermee strijdige bevoegdheidsclausules. Het niet toepasselijk achten van één der clausules of van enkele clausules van deze Algemene Aankoopvoorwaarden door om het even welke beoordelende instantie, heeft niet voor gevolg dat de totaliteit van de aankoopvoorwaarden als niet toepasselijk geacht worden.   Deze voorwaarden worden geacht aanvaard te zijn indien geen opmerkingen binnen de 8 dagen.

De algemene aankoopvoorwaarden kan je hier downloaden.